Ste se kdaj vprašali, koliko časa porabite za ponavljajoča opravila? Živimo v času, ko vsaka minuta šteje in si želimo naš čas čimbolj izkoristiti. Pri tem nam pomagajo namenske aplikacije in programska oprema, ki je ustvarjena za optimizacijo točno določenega opravila ali delovnega procesa. Tokrat bomo pod drobnogled vzeli storitev Google Drive, ki ima skrito funkcijo, ki vam bo olajšala delo z dokumenti. Funkcija, ki smo jo potrebovali, a tega do zdaj nismo vedeli, je Google New.

Google Drive in Google dokumenti

Google Drive je spletna storitev podjetja Google, ki omogoča shranjevanje datotek v oblaku, njihovo sinhronizacijo na različnih napravah ter skupno rabo dokumentov. V kolikor ste se znašli v ekipi, ki ima svoje člane razpršene po celi državi (ali svetu), ste se zagotovo že srečali z Google Drive in Google dokumenti.

Bližnjice Google New lahko uporabljamo skupaj z Google Drive.
Bližnjice Google New lahko uporabljamo skupaj z Google Drive.

Google dokumenti so postali sinonim za orodje za sodelovanje na daljavo. Čeprav obstaja veliko spletnih storitev, ki omogočajo skupno rabo datotek in njihovo urejanje v oblaku, so večini ljudi Google storitve še vedno najbolj poznane. Razlog za to tiči v dejstvu, da so različne Google storitve zelo dobro povezane med seboj. Večina uporabnikov spoznava Google storitve povsem po naključju. Verjamemo, da se je marsikdo prvič srečal z Google dokumenti, ko je znotraj prejetega e-poštnega sporočila opazil vdelan dokument, ki ni bil priponka – temveč dokument v oblaku.

Uporabniki smo na povsem organski način sprejeli Google dokumente za svoje in jih pričeli vsakodnevno uporabljati. Tudi na agenciji Revolver radi uporabljamo Google Drive in Google dokumente – predvsem za hitrejše sodelovanje z našimi naročniki pri pripravi in pregledu vsebin. Z drugimi besedami – zelo pogosto ustvarjamo Google dokumente in ravno tu je možnost za manjšo pohitritev delovnega procesa z uporabo bližnjic Google New.

Kaj je Google New?

Google New je bližnjica, s katero hitro ustvarimo nov Google dokument. Če želite ustvariti nov dokument, morate najprej v 1) brskalniku odpreti Google Drive, nato 2) klikniti gumb Ustvari, nato 3) izbrati tip dokumenta in še 4) določiti ali želite prazen dokument ali dokument iz predloge. Za vsak nov dokument. To so štirje kliki in dva zavihka v vašem brskalniku, saj se nov dokument odpre v svojem zavihku.

Google New to olajša, saj lahko ustvarimo nov dokument neposredno v želenem zavihku – brez da bi pred tem morali obiskati spletno stran Google Drive. To storimo tako, da v naslovno vrstico vtipkamo ukaz doc.new in to potrdimo. To je vse, kar moramo narediti.

Z bližnjicami Google New hitro ustvarimo nov dokument.
Z bližnjicami Google New lahko hitro ustvarimo nov dokument.

Prednost uporabe bližnjice je v tem, da naše roke ves čas ostanejo na tipkovnici. Ker ne potrebujemo miške, da bi ustvarili nov dokument, lahko nepretrgano delamo, s čimer je naš delovni proces veliko bolj tekoč.

Zakaj potrebujemo bližnjice Google New?

Štirje kliki in dva zavihka na dokument se sprva ne zdi veliko. Zato vam bomo opisali tipičen primer iz našega vsakdana. Recimo, da imamo v enem dnevu dogovorjene tri sestanke z naročniki za storitev upravljanja z družbenimi omrežji. Med sestankom odpremo nov dokument, ki služi kot zapisnik. Po sestanku nastane še en dokument – interna različica zapisnika – kamor pribeležimo uporabne informacije in ideje, ki jih je potrebno najprej preveriti in znotraj ekipe podrobno preučiti. Takoj zatem nastaneta še dva dokumenta – koledar objav na družbenih omrežjih in dokument z vsebino teh objav. Če smo dokumente disciplinirano odpirali iz prvega (in edinega) Google Drive zavihka, imamo zdaj odprtih 5 zavihkov za enega naročnika. Če upoštevamo še ostale naročnike, imamo odprtih kar 13 zavihkov, za katere smo potrebovali 52 klikov z miško.

Na žalost smo redko tako disciplinirani, saj imamo slabo navado kopičenja zavihkov v brskalniku. Ker nikoli ne delamo zgolj na eni stvari, imamo ponavadi v brskalniku odprtih več zavihkov, ki jih neprestano potrebujemo pri našem delu. Težko je pričakovati, da bomo vedno našli TISTI Google Drive zavihek. Iz spodnje slike je razvidno, zakaj tako dolgo traja, da najdemo ustrezni zavihek. Zato nam bližnjice Google New pridejo še kako prav.

Bližnjice Google New pridejo prav pri velikem številu odprtih zavihkov v brskalniku.
Bližnjice Google New pridejo prav pri velikem številu odprtih zavihkov v brskalniku.

Bližnjice Google New tudi drugod

Bližnjice New pa niso omejene le na nove Google dokumente, temveč jih lahko uporabimo za ustvarjanje novih dokumentov tudi na nekaterih drugih platformah. Za vas smo pripravili seznam najpogostejših.

Dokumenti

Preglednice

Predstavitve

Obrazci in vprašalniki

Ostale bližnjice

Jih boste uporabljali?

Bližnjice Google New niso najbolj revolucionarna funkcionalnost. Gre pa za funkcionalnost, ki lahko marsikomu olajša delo. Nanjo gledamo podobno kot na standardizirane bližnjice na tipkovnici: ctrl+n odpre nov dokument ali okno, ctrl+z razveljavi zadnje dejanje, ctrl+c in ctrl+v sta bližnjici za kopiranje in lepljenje vsebine, ctrl+s pa je bližnjica za shranjevanje dokumenta. Vsa ta dejanja lahko dosežemo tudi z nekaj kliki miške, ampak ko se navadimo, je uporaba bližnjic bistveno hitrejša. Če pogosto delate z Google dokumenti (predvsem dokumente, ki od vas zahtevajo takojšen vnos besedila), potem morate poskusiti bližnjice Google New.